CONDITIONS GENERALES DE VENTE DE PRESTATIONS DE BUREAU 

Les présentes conditions générales de vente de prestations de bureau s’appliquent à tous les contrats de ventes de prestations de bureau conclus entre le Client (ci-après « Client ») et la société L’EKLA, qui exploite, gère et anime un centre d’affaires, d’espace de vie et de travail partagés et de coworking à destination des professionnels en recherche d’un lieu de travail flexible et agile : bureaux privatifs, bureaux partagés, salles de réunion et de créativité. 

Les présentes Conditions générales de vente de prestations de bureau (ci-après « CGV ») s’appliquent aux ventes de prestations de bureau réalisées par la société L’EKLA, SAS au capital de 5.000 euros, dont le siège social se situe à MONTAIGU VENDEE (85600) – Parc d’activités de la Bretonnière – 5 rue Augustin Fresnel – Boufféré, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de LA ROCHE-SUR-YON sous le numéro 899.845.077, numéro de TVA intracommunautaire : FR23899845077 représentée par la société EMMA AND CO, présidente, elle-même représentée par Madame Manuella PIOU et Madame Emilie DROSNET, Co-gérantes, ci-après dénommée, le « Prestataire ». 

Adresse électronique du Prestataire : contact@lekla.fr 

Les CGV ont pour objet de définir et de régir les conditions d’accès et d’usage de la mise à disposition de bureau(x) équipé(s) ainsi que des services associés que le Prestataire fournit au Client. 

Le fait pour le Client d’effectuer une Réservation de bureaux emporte adhésion et acceptation pleine et entière des présentes CGV, ce qui est expressément reconnu par le Client. 

Définitions

 Pour l’exécution des présentes, les termes suivants doivent être entendus dans le sens défini ci-après : 

− « Client » : désigne toute personne qui réalise une Réservation bénéficiant de Mise à disposition de locaux, auprès du Prestataire ; 

− « Réservation » désigne le fait pour un Client de réserver une Mise à disposition de locaux auprès du Prestataire en optant pour l’un des quatre (4) forfaits ci-après développés : 

− Réservation « Coworking » ; 

− Réservation « Salles de réunion » ; 

− Réservation « Bureaux privatifs » ; et 

− Réservation « Bureaux partagés ». 

− « Données personnelles » désigne les données à caractère personnel permettant d’identifier directement ou indirectement le Client et collectées par le Prestataire, à savoir nom, prénom, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone portable ; 

− « Crédit EKLA » désigne un moyen de paiement pour accéder aux prestations de Coworking, Salles de réunion ou formations/événements organisés. Pour un besoin plus récurrent, le Prestataire propose des cartes prépayées permettant au Client de bénéficier de crédits offerts. Les crédits sont accessibles à partir de 50 crédits (250 euros HT) jusqu’à 1.000 crédits (5.000 euros HT) ; 

− « Mise à disposition de locaux » désigne l’engagement du Prestataire à mettre à disposition du Client des bureaux équipés et meublés ; 

− « Locaux » désigne les bureaux équipés et meublés fournit au Client par le Prestataire. 

Les définitions sont données pour un terme employé au singulier incluent le pluriel et inversement. 

Prestations de services de mise a disposition de bureau(x) equipe(s)

Le Prestataire s’engage à fournir un ou des bureaux équipés et meublés ainsi que des prestations liées et/ou complémentaires au Client qui s’engage, en contrepartie, à verser le paiement associé. 

Les services proposés par le Prestataire s’articulent autour de quatre Réservations consistant pour chacune (i) en la mise à disposition d’espaces de travail et d’événementiel, (ii) associés à diverses prestations choisies par le Client lors de sa réservation. 

Les services auxquels le Client souscrit ne constituent en aucune manière un contrat de bail de quelque nature qu’il soit, ce que le Client reconnaît et accepte expressément et irrévocablement. 

Les Locaux mis à disposition ne pourront en aucun cas être utilisés comme siège social, établissement secondaire, sauf dans le cas où le Client a conclu un contrat de domiciliation avec le Prestataire. Le droit d’occupation limitée dans le temps résulte des seules Réservations auxquelles le Client aura souscrit. Les Réservations ne confèrent aucun droit à la propriété commerciale. 

Cette clause constitue une condition déterminante du consentement du Prestataire. 

Le non-respect de cette clause entraînera de plein droit la résiliation du Contrat, sans mise en demeure préalable, sur notification adressée par le Prestataire au Client par lettre recommandée avec avis de réception. 

Les offres de Réservation des Locaux, comprises dans la prestation de service de Mise à disposition de bureaux équipés, sont présentées sur la plateforme de réservation en ligne : lekla.cosoft.fr

Modalités de réservation

Les Réservations de Locaux s’effectuent : 

Pour les Clients souhaitant un bureau fermé ou un bureau partagé sur un ou plusieurs mois :

• Par téléphone avec confirmation écrite, après entretien physique dans les locaux 
• Par email avec confirmation écrite ; après entretien physique dans les locaux 

Pour les Clients souhaitant une réservation d’un espace de coworking, bureau partagé, salle de réunion ou participation à un événement, sous forme de crédits « EKLA » (le montant d’un crédit est fixé à 5 euros) :

• Sur le logiciel de réservation en ligne sur www.lekla.cosoft.fr. 

La durée minimum d’une Réservation d’un bureau est précisée sur le site web en ligne via la plateforme de réservation en ligne : lekla.cosoft.fr

Toutes les locations commencent et se terminent à heure précise. 

Toute heure commencée est due. 

Chaque Réservation étant personnelle au Client ayant réservé, il ne pourra en céder le bénéfice à un tiers, même à titre gracieux. 

La violation de cette interdiction permettra au Prestataire de refuser la mise à disposition des Locaux concernés au profit du tiers, et n’ouvrira aucun droit à remboursement ou indemnisation au profit du Client ou du tiers en cause. 

Une demande de modification de Réservation par le Client sera traitée comme une annulation, aux conditions stipulées à la section « Conditions d’annulation » ci-dessous, et implique de procéder à une nouvelle Réservation. 

En cas de nécessité résultant de circonstances imprévues, le Prestataire se réserve le droit de mettre à disposition du Client un bureau différent de celui initialement prévu, à la même adresse et offrant le même type de prestations. Si le Client refuse cette modification du contrat de Réservation, il sera procédé comme indiqué au dernier paragraphe de la section « Conditions d’annulation » ci-dessous. 

Tarifs

Les tarifs sont présentés et à jour via la plateforme de réservation en ligne : lekla.cosoft.fr

Le Prestataire se réserve le droit de faire évoluer les tarifs. Dans cette hypothèse, il s’engage à en informer les Clients avec un préavis de trente (30) jours. 

Modalités de règlement 

Toute Réservation (simple ou multiple) ne sera enregistrée et validée qu’en contrepartie du paiement du montant total du prix correspondant, au moment de la Réservation. Ce montant sera facturé et débité immédiatement au Client. 

Le règlement par carte bancaire est obligatoire pour les Réservations réalisées via le logiciel de réservation en ligne sur www.lekla.cosoft.fr. 

En cas de Réservation de Locaux, pour un usage immédiat (sur place et le jour même), le paiement est requis avant l’entrée dans les Locaux. 

Les paiements par chèque ne sont pas acceptés. 

Les factures sont émises et adressées aux Clients sous forme électronique, sauf demande expresse et contraire du Client. 

En cas de refus de paiement par carte bancaire de la part des organismes bancaires officiellement accrédités, le Prestataire se réserve le droit de refuser de contracter avec le Client concerné. 

1. Réservation « Coworking » ou « bureau partagé » 

Le Client a la faculté de régler la Réservation « Coworking » qu’il aura souscrite en optant pour l’une des trois modalités ci-après développées : 

• Règlement par carte bancaire ou virement bancaire via le logiciel de réservation en ligne sur www.lekla.cosoft.fr sous forme de crédit EKLA (via les cartes prépayées) ou en euros (pour une réservation unique) 

Après chaque achat d’un crédit d’heures prépayées répondant à la Réservation « Coworking », ou « bureau partagé » une facture détaillée du service sera adressée par email ou directement au Client et sera consultable sur son compte client. 

2. Réservation « Salles de réunion » 

Le Client a la faculté de régler la Réservation « Salles de réunion » qu’il aura souscrite en optant pour l’une des quatre modalités ci-après développées : 

– Achat de crédits EKLA par virement bancaire ; 

– Achat de crédits EKLA par carte bancaire ; 

– Règlement par carte bancaire via le logiciel de réservation en ligne sur : www.lekla.cosoft.fr ; 

– Règlement par virement bancaire. 

Le Client peut opter pour une prestation personnalisée en souscrivant la Réservation « Salles de réunion » sous la forme d’un devis. 

Après chaque achat d’un crédit d’heures prépayées répondant à la Réservation « Salles de réunion », une facture détaillée du service sera adressée par email ou directement au Client et sera consultable sur son compte client. 

3. Réservation « Bureaux privatifs » 

Le Client a la faculté de régler la Réservation « Bureaux privatifs » qu’il aura souscrite en optant pour l’une des deux modalités ci-après développées : 

– Règlement par virement bancaire ; 

– Règlement par prélèvement SEPA. 

Les factures sont renouvelées automatiquement chaque mois pendant la durée d’engagement fixée lors de la commande par le Client et doivent être réglée par le Client en début de mois. 

A défaut de résiliation du Contrat dans les conditions ci-après exposées, le Client sera redevable en début de mois du montant de l’offre souscrite. 

Options

En cas d’option(s) souscrite(s) par le Client, les Parties conviennent que celle(s)-ci seront soumises aux mêmes modalités que la Réservation à laquelle elles se rattachent. 

Conditions d’annulation 

La Réservation peut être annulée par le Client avant la mise à disposition des Locaux par email auprès du Prestataire à l’adresse : contact@lekla.fr. 

Pour être valablement enregistrée et donner lieu, le cas échéant, au remboursement du prix versé, une demande d’annulation devra obligatoirement contenir tous les éléments suivants : 

− les éléments permettant l’identification claire et sans équivoque du Client et les coordonnées transmises lors de la Réservation des Locaux ; 

− la date et l’heure de début de la Réservation concernée ; et 

− la date et l’heure de fin de la Réservation concernée. 

En cas d’annulation de la Réservation par le Prestataire, seul un remboursement intégral du prix de la mise à disposition annulée sera dû au Client, à l’exclusion de toute indemnité, pénalité, de tout intérêt de retard ou de tout autre dédommagement, que ce soit en numéraire ou en nature. 

Le Client sera informé par le Prestataire de la suite qui sera donnée à sa demande d’annulation, selon les modalités de remboursement décrites ci-dessous. 

1. Réservation « Coworking » 

Toute Réservation « Coworking » est ferme et définitive. Elle ne donnera lieu à aucun remboursement en cas de (i) non-utilisation des heures prépayées ou (ii) en cas d’utilisation partielle de ces heures dans les délais impartis ou pour quelque autre cause que ce soit. 

2. Réservation « Salles de réunion » 

Si la Réservation « Salles de réunion » peut être résiliée à tout moment par le Client, le prix du service payé par le Client pourra, en fonction de la date à laquelle intervient cette résiliation, être conservé par le Prestataire dans les conditions suivantes : 

– En cas d’annulation ou de modification plus de quatorze (14) jours calendaires avant la date de la privatisation, 30 % du montant du Devis sera facturé par le Prestataire au Client ; 

– En cas d’annulation ou de modification entre huit (8) et quatorze (14) jours calendaires avant la date de la privatisation, 50 % du montant du Devis sera facturé par le Prestataire au Client ; 

– En cas d’annulation ou de modification à moins de huit (8) jours calendaires avant la date de la privatisation, 70 % du montant du Devis sera facturé par le Prestataire au Client. 

3. Réservation « Bureaux privatifs » 

Le Client aura la faculté de mettre un terme audit contrat à l’expiration de la période initiale ou à l’expiration d’une période de tacite reconduction sous réserve d’en informer le Prestataire moyennant un préavis de 1 mois. 

Conditions d’occupation des espaces de location des bureaux 

Le Client ne disposera que des Locaux qui lui auront été attribués au titre de la mise à disposition concernée et s’interdit d’utiliser les Locaux mis à disposition de tiers par le Prestataire ou de s’approprier l’usage exclusif d’espaces dont l’usage est commun aux Clients du Prestataire, ou réservé à ce dernier. 

Le Client s’engage à faire un usage des Locaux et de l’ensemble du mobilier ainsi que du matériel de bureau mis à sa disposition par le Prestataire, ou auquel il aura eu accès dans le cadre de la mise à disposition des Locaux, qui soit conforme à leur destination d’espaces et d’instruments de travail. 

Le Client devra faire en sorte que le nombre de participants ayant accès aux Locaux mis à sa disposition n’excède pas la capacité d’accueil indiquée sur la grille tarifaire du Prestataire qui lui aura été remise. 

Les activités exercées par le Client dans les Locaux doivent être licites, ne pas nuire au Prestataire et ne pas troubler les activités des autres Clients ou des tiers et être exercées dans le respect de la réglementation sociale. Notamment, le Client s’interdit d’utiliser les Locaux pour y organiser des activités artistiques, des expositions, des répétitions de spectacles ou des activités de commercialisation de produits ou de services illicites ou contrefaits. 

Le Client devra restituer les Locaux propres et en bon état. 

Le Client n’est pas autorisé à entreposer dans les Locaux, même à titre temporaire et même s’il s’agit d’échantillons, quelque catégorie de marchandises que ce soit, produits finis ou matières premières, et notamment des denrées périssables, des produits toxiques ou nocifs. 

Le Client n’est pas autorisé à faire séjourner des animaux quels qu’ils soient dans les Locaux, même à titre temporaire. 

Tous les Locaux et les autres espaces communs accessibles au Client sont non-fumeur (y compris les cigarettes électroniques), à charge pour le Client de faire respecter cette consigne par ses visiteurs et employés. 

Le Client s’engage à respecter les horaires de Réservation, d’ouverture et de fermeture des Locaux du Prestataire. En cas d’activités ou de comportements du Client incompatibles avec les règles énumérées ci-dessus, le Prestataire pourra résilier sans préavis la mise à disposition et exiger la libération immédiate des Locaux par le Client, sans préjudice d’éventuelles poursuites à son encontre. Dans ce cas, le Client ne pourra prétendre à aucun remboursement du prix ni à aucune indemnité de quelque nature que ce soit. 

En cas de défaillance des équipements, d’accès internet et de toutes sortes de fournitures d’énergies ou fluides, le Prestataire mettra tout en oeuvre pour y remédier au titre d’une obligation de moyens mais ne pourra être tenue pour responsable d’un dommage quelconque subi par le Client. Dans ce cas, le Client ne pourra prétendre à aucun remboursement du prix ni à aucune indemnité de quelque nature que ce soit. 

Plus généralement, le Prestataire, ses dirigeants, et employés, ne pourront voir leur responsabilité recherchée par un Client ou un tiers au contrat de Réservation conclu avec un Client, à raison des pertes ou dommages indirects ou consécutifs, corporels ou incorporels, et quelle qu’en soit la nature ou l’ampleur, subis par le Client ou un tiers, résultant de la mise à disposition des Locaux 

Droit de rétractation 

Les contrats conclus entre le Prestataire et le Client ne sont pas soumis aux dispositions de l’article L 221-3 du Code de la consommation et, en particulier, ne permettent pas aux Clients de se prévaloir du droit de rétractation stipulé aux articles L 221-18 à L 221-28 du Code de la consommation. 

Conditions d’utilisation de l’accès a internet

L’utilisation du réseau internet du Prestataire dans ses Locaux implique l’acceptation corrélative des Conditions Générales d’Utilisation d’Accès à internet qui sont fournies en ligne par le Prestataire au moment de la connexion. 

Assurance et responsabilités

Le Client s’engage à s’assurer à titre personnel pour son séjour dans les Locaux. 

Le Client renonce par conséquent à tout recours contre le Prestataire et son assureur en cas de dommages causés à ses biens matériels et immatériels quelle qu’en soit leur valeur et quel que soit le dommage survenu ainsi que les conditions dans lequel il s’est produit. Le Client s’engage à obtenir la même renonciation de son propre assureur. 

La responsabilité du Prestataire ne pourra en aucun cas être recherchée pour toutes pertes indirectes (pertes d’activité ou de gain, pertes d’exploitation, perte de données ou d’image, préjudices financiers, etc) qui seraient subis par le Client, ses dirigeants, préposés ou affiliés en relation avec la mise à disposition des Locaux. 

En toutes hypothèses, la responsabilité du Prestataire au titre de la mise à disposition des Locaux est limitée au montant des sommes payées par le Client au Prestataire au cours de la dernière location en question. 

Force Majeure

Le Prestataire garantit au Client la bonne exécution de la Réservation passée par le Client. 

Toutefois, le Prestataire ne saurait être tenu responsable : 

− En cas de non-respect par le Client, des termes des présentes CGV ; et 

− En cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil, induisant l’inexécution du contrat de vente. 

Protection des données personnelles (RGPD) 

Les Données personnelles mentionnées à l’article Définition des présentes sont collectées par le Prestataire, en qualité de responsable du traitement. 

Le Prestataire collecte et traite les Données à caractère personnel de ses clients pour des finalités principales, déterminées, explicites et légitimes, à savoir gestion de la clientèle, gestion de la comptabilité, gestion commerciale et marketing, mise à disposition des services de la plateforme en ligne. Ces Données sont nécessaires pour la bonne pratique du Prestataire et sont exclusivement destinées au personnel du Prestataire, habilité à les traiter en raison de leurs fonctions. 

Les traitements des Données personnelles ont pour base juridique l’exécution d’un contrat auquel le Client est partie et le consentement de la personne concernée. Le traitement peut également reposer sur un intérêt légitime lorsqu’il s’agit de défendre l’exercice des droits du Prestataire. Les Données sont communiquées uniquement aux membres du Prestataire aux fins de finalité pour lesquelles les données sont transmises. Les Données ne font pas l’objet de transferts hors du territoire de l’Union européenne, ni d’une prise de décision automatisée. 

Les Données personnelles sont conservées par les services du Prestataire pendant une durée maximale de cinq (5) ans à compter des derniers échanges et sont destinées à assurer le bon traitement et le bon suivi des ventes, au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Cette période expirée, le Responsable du traitement procédera à la destruction ou au cryptage des Données personnelles détenues. 

Conformément à la réglementation en vigueur, tout Client peut exercer ses droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de limitation, de portabilité de ses données personnelles. Le Client peut également demander à ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage). Le Client peut exercer ses droits à l’adresse email suivante : contact@lekla.fr en ajoutant une copie de sa carte d’identité. 

Le Client a la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL à l’adresse suivante Commission Nationale Informatique et Libertés – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 ou https://www.cnil.fr/fr/plaintes. 

Le Client dispose également du droit de définir des directives relatives au sort de ses données à caractère personnel après sa mort. Les directives doivent être envoyées à l’adresse suivante : 5 rue Augustin Fresnel – Pôles d’activités de la Bretonnière – Boufféré – 85600 MONTAIGU VENDÉE. 

Loi applicable 

Les présentes CGV sont soumises à la loi française. La langue utilisée est la langue française. En cas de litige, les tribunaux français seront seuls compétents. P